일반 사용자들은 문서중앙화라 시스템을 도입한다고 하면,

별도의 소프트웨어를 PC에 설치해야 한다는 것과 새로운 기능 사용법을 익혀야 한다는 점으로 인해 부담감을 갖게됩니다.

문서중앙화 솔루션 myDrive 탐색기 Client를 PC에 별도로 설치해야 하지만,

설치하고 난 후에 ​사용자는 다음과 같이 Windows 환경에서 이미 사용하고 있는 파일탐색기를 통해 문서에 접근하게 됩니다.

일반 사용자는 파일탐색기에 있는 myDrive 아이콘을 클릭하고,

​로그인을 하면 윈도우즈 파일 탐색기 폴더구조 안에 myDrive 드라이브가 연동되어,

​파일탐색기에 있는 Local 드라이브인 C: 드라이브에 접근하는 것과 동일한 방법으로 문서에 접근할 수 있게 됩니다.

문서 작성시에는 윈도우즈에 설치되어 있는 한글이나 MS 오피스와 같은 문서 편집기 Tool을 사용해서 문서를 편집하고

저장 후 닫기를 하면 자동으로 바로 서버로 이동이 실행되기 때문에,

사용자는 자동으로 수집된 문서를 개인문서함에서 그대로 보관하거나, 부서문서로 공유하면 됩니다.

엑스소프트 문서중앙화 솔루션 myDrive에 접근하기 위해 별도의 솔루션을 통해 접근하지 않아도 되어,

접근이 편리하고, 기존 파일을 관리하던 방식과 동일하거나 유사한 관리 방법으로 파일을 관리하기 때문에 사용이 전혀 어렵지 않습니다.

업무 지시 요청에 따라 문서를 작성하면, 중간 검토 과정을 거치기도 하고, 검토과정에서 수정이 발생하기도 합니다.

검토 요청자와 수정권한을 갖는 검토자가 1:N 의 경우

문서의 무결성을 유지하고, 작업을 하는 모든 사람이 항상 최종버전의 문서에 접근하도록

누군가 문서 작업을 하면 문서가 Check out 상태로 전환되어 잠금상태 됩니다.

​

현재 문서 작업을 하고 있는 사람 외에는 편집할 수 없도록 [읽기]만 가능하게 됩니다.

​작업자가 문서 작업을 종료하고 저장하면 자동으로 버전이 변경되고, 이 후 작업자들은 항상 해당문서의 최종 버전에 접근하게 됩니다.

이와 같이 문서중앙화시스템을 이용하여 순차적인 공동작업이 가능하고,

문서의 무결성 유지 및 최종문서 접근으로 문서 협업 작업이 편리해 집니다.

누가 마지막으로 수정을 했는지, 지금 작업하는 문서가 최종 버전인지 확인이 쉬워서 공동작업이 편합니다.

Point 3. 편리한 문서 공유

문서중앙화 솔루션 myDrive를 활용하게 되면 사내 같은 부서 구성원과의 업무 정보 공유는 부서문서함을 통해

편리하고 쉽게, 그리고 안정적으로 할 수 있습니다.

또한 개별 문서 또는 폴더만 특정 구성원과 공유가 필요할 경우에는 문서 및 폴더 공유하기 기능을 이용하여

공유 문서함, 폴더함을 통해 공유할 수 있습니다.

일회성의 문서 공유시에는 문서 URL 정보를 기반으로 간단하게 문서 공유를 할 수 있도록 지원합니다.

특히 문서 URL 정보 기반의 공유는 대용량의 파일 공유시 편리합니다.

​

대용량 파일을 메일이나, 메신저로 공유할때 마다 매번 번거롭게 파일을 upload 하는 번거로운 과정이 생략되고, 시간을 단축할 수 있다는 장점이 있습니다.

지금까지 문서중앙화 솔루션 사용후기 2번째 글로

탐색기 기반의 편리한 사용자 인터페이스, 문서 협업의 편리성, 편리한 문서 공유 방법에 대해 소개하였습니다.

​

이번 블로그 내용을 통해서 현업 일반 사용자들이 문서중앙화솔루션이 적용되었을 때

어떠한 업무 환경 변화가 겪게 될 지 짐작해 보실수 있기를 바랍니다.

​

다음에도 문서중앙화를 이용한 편리한 기능 소개를 계속 이어가도록 하겠습니다.

​

엑스소프트는 다 년간의 성공적인 구축 사례를 통해

고객으로 부터 문서중앙화 솔루션 제품과 서비스에 대한 인정과 신뢰를 받는 기업입니다.

​

제품이 궁금하시면 하단의 정보로 문의하세요.