문서중앙화로 체계적인 문서관리와 문서보안 두가지를 동시에!

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최근 문서중앙화를 #문서보안의 개념으로 접근하여 도입을 검토하는 사례가 적지 않습니다.

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현재 기업들은 #악성코드, #바이러스, #랜섬웨어와 같은 #외부보안위협과 내부자에 의한 #정보유출,

퇴사자의 악의적인 정보 삭제와 같은 다양한 보안 문제에 직면해 있습니다. 

각 기업의 전산담당자는 이러한 문제들을 해결하기 위해 각종 #문서보안 Tool과 #문서관리를 위한 #백업시스템 등을 검토하게 됩니다. 

그러다 업무 정보도 관리되고, 외부 보안 위협에도 대비할 수 있는 시스템으로 #문서중앙화라는 해결책을 발견하게 됩니다. 

문서중앙화를 도입하게 되면 회사의 정보 자산인 문서를 내‧외부 위협으로부터 안전하게 보호하 것은 물론

쉽고 효율적인 #문서관리도 한번에 해결될거라고 생각합니다.

그러나 단순히 내‧외부 보안 위협으로부터 안전한 보안이라는 장점만 생각하고 도입하게 되면,

시간이 그리 오래 걸리지 않아 다음과 같은 어려움에 맞닥뜨리게 됩니다.

“문서 수집으로 발생하는 네트워크 트래픽과, 수집된 문서들이 저장되는 스토리지등의 자원 점유율 등에 비해, 생각보다 가치 있는 자료가 없군!”

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문서의 보안을 위한 수집과 유출 방지에 몰두한 나머지

문서 중앙화 시스템을 통해 이루고자 하는 업무의 효율에 대한 목표를 수립하지 않으면,

가치 없는 데이터의 수집을 위해 자원을 낭비하게 되는 결과를 초래하게 됩니다. 

문서중앙화시스템의 성공적인 도입을 위해서는 자산으로서

가치로 보호할 정보와 업무 프로세스에 대한 구체적인 관리 목표 수립이 매우 중요합니다.

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사무 업무 혁신의 도구, 문서중앙화!

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문서중앙화는 기업의 자산을 보호함과 동시에 사무부문의 업무 혁신을 가져올 수 있는 방법이 무엇인가라는 고민으로부터 시작되었습니다.

모든 조직에는 관행적으로 존재하는 불필요한 업무와 업무의 중복들이 존재하는 문제점이 있습니다.

또한 사무 업무 부문의 대부분의 구성원들에게 설문 조사를 하면

‘권한은 없는데 책임만 많다. 그리고, 팀내 부서간 업무중복이 많다’라는 결과가 도출된다고 합니다 .

초기 문서중앙화 시스템이 시작된 프로젝트에서 이와 같은 불필요한 업무들를 제거하고,

업무에 대한 역할과 책임의 모호성으로 인해 발생하는 갈등과 불만을 해결하기 위해

업무들을 가치창출업무와 가치활동지원업무, 가치창출저해 업무로 분류하였습니다. 

각각의 업무에 대해 조직원의 개개인의 업무 역할과 책임을 명확히 하고 직접적인 가치창출업무에 보다 많은 시간을 투자할 수 있도록 

‘일하는 방식의 변화’를 추구하였습니다.

이를 위해 초기의 문서중앙화시스템에 조직운영 방법론의 도구인 RACI(Responsible, Accountable, Consulted, Informed)차트를

일부 변형한 RAI 차트를 주요 부분으로 추가 운영하게 되었습니다.

의사결정이 일어나는 모든 업무들을 나열하고 업무 별로 모든 임직원의 책임과 권한을 정의한 표 입니다.

쉽게 말해 누가 어떤일을 하는지 정리한 표를 의미합니다.

실제로 많은 기업들은 RACI차트가 아니더라도 업무책임표 혹은 업무규정표 등의 이름으로 해당 팀이 맡은 업무가 기술되어 있고,

정부 라는 책임자가 나름대로 정해져 있습니다.

RAI차트는 이를 좀 더 상세하게 업무의 의사결정과정을 세분화 한 것이라고 할 수 있습니다.

RAI차트를 통해 어떤 업무의 담당자를 R : 실무책임자, A : 의사결정권자, I : 협의/통보 받는 사람으로 나누고,

업무 진행에 따른 문서 작성 시 이를 시스템과 문서에 기록하여, 시간이 지난 다음에도 기록을 남겼습니다.

그 결과 업무의 중요도, 책임에 맞는 권한의 범위, 연관된 업무 정보 등 조직의 업무가 눈에 보이게 되었습니다.

이를 통해 불필요한 업무라면 이를 없애 버리고, 중요한 일이라면 좀더 권한을 부여하거나 연관업무는 합쳐

사무관리업무를 혁신적인 방향으로 개선해나갈 수 있도록 하였습니다.

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이처럼 문서중앙화는 단순히 보안을 위해 개인 PC에 존재하던 문서를 중앙화하는 것이 아니라,

문서중앙화에 RAI 차트를 적용하여 조직이 업무 수행에 필요한 책임과 권한에 대한 통제력을 직원에게 배분 또는 공유하고자 하는 것이 큰 목표였습니다.

이것으로 문서중앙화를 통한 일하는 방식의 변화로 문서중앙화시스템이 사무 관리 업무 체계의 혁신도구라고 불리우는 하나의 계기가 되었습니다.

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‘문서중앙화의 본래의 목적에 맞게 가치있는 업무 자산을 체계적으로 관리하고, 안전하게 보호하고, 

효율적인 협업활동의 도구로 잘 활용하기 위해서는 ‘일 하는 방식의 변화’가 필수적입니다.’

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지금도 문서중앙화 도입을 많은 기업이 검토하고 있습니다. 

이 글을 통해서 문서중앙화를 단지 보안이라는 관점으로만 접근하지 않고, 

시스템 도입을 통해 개선하고자 하는 목표를 명확히 하여, 성공적인 문서중앙화시스템 도입이 되기를 바랍니다.