안녕하세요.

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코로나19 팬더믹 상황으로 기업의 업무 방식이 #비대면디지털협업 환경으로으로 자리잡아 가고 있습니다.

오늘은 이와 같은 업무 환경에서 #문서중앙화를 활용하는 방법에 대해 소개를 하도록 하겠습니다

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여러 기업이 컨소시엄으로 함께 참여하는 사업이나, 협력사와 협업이 필요한 일들을 진행하는 경우

#문서공유 활동은 필수 활동 입니다.

하나의 목적을 위해 작성되는 문서의 최종본이 완성되기까지 공동작업자들이 할당 받은 작업을 나눠서 하고,

다시 하나의 문서로 병합하는 과정을 여러 번 반복하게 됩니다.

소속 회사나 조직이 다른 구성원과 다른 장소에서, 각기 다른 시간에 하는 공동 작업 과정에서 문서를 서로 주고 받을 때 웹하드를 이용하거나,

메일이나 메신저 서비스 등 다양한 매체를 이용한 전송을 하면서 여러가지 어려움들을 하나씩 맞닥뜨리게 되죠.

 

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공동 문서 작업에서 만나게 되는 장애물들

용량이 커질수록 매번 전송이 더 번거로워지고,

보낸 파일은 누가 확인 했는지 일일이 확인하는 것은 또 하나의 일이 되고,

너무 다양한 매체로 송수신되는 다양한 경로에 저장되는 파일관리도 힘들고,

참여자가 많을수록 최신 버전 관리가 어려워져 최종본 관리가 안되며,

더군다나 작업 장소가 다르면 커뮤니케이션도 원활하지 않게 됩니다.

이러한 협업 업무의 어려움은 하나의 최종 문서를 만들어 내는 것에 쏟아야 할 집중력과, 생산성을 떨어뜨리고,

작업시간은 길어지게 하는 원인으로 작용하게 됩니다.

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엑스소프트 #문서중앙화 myDrive를 도입하면 문서 공유와 협업이 쉬워집니다.

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1) 문서에 대한 #URL link 정보를 이용하여 빠르게, 효율적으로 메신저나, 메일을 통한 공유가 가능합니다. 

    용량이 큰 무거운 파일을 공유하기 위해 업로드하고 전송하는 번거로움이 사라지고, 

    또한링크 정보로 공유된 문서에 접근은 허가된 사용자만 접근이 가능해서 안전합니다.

2) 소속이 다른 협업자들과 myDrive 업무 공유 폴더를 활용함으로써 문서 공유 경로를 일원화하여 문서 관리가 용이합니다. 

    협업팀을 위한 업무 폴더를 손쉽게 구성하여 사용할 수 있습니다. 

    myDrive에접속해서 작성한 문서를 목록에서 클릭 한번으로 손쉽게 공유가 가능한 건 기본이죠.

3) #문서이력 관리로 누가 열람했는지, 누가 마지막으로 수정했는지간단하게 정보 확인을 할 수 있습니다. 

    이전 작업 내용과 작업자를 확인하고 이어서 작업하기 쉽습니다.

4) 자동으로 관리되는 #버전관리 기능을 통해 체계적인 문서버전관리 및 원본 문서 관리도 용이합니다. 

    문서에 버전을 수작업으로 관리하여 발생하는 파일 덮어쓰기로 인한 문서 유실을 방지할 수 있습니다.

5) 이 모든 활동은 #권한관리를 통해 알맞은 권한이 부여된 사용자 계정을 사용하게 됨으로, 

    권한이없는 정보에 대한 접근과 허가되지 않은 활동을 제어할 수 있습니다.